Zastanawialiśmy się - jak możemy wesprzeć w tym czasie? Co umiemy, co możemy zrobić? Maseczek nie uszyjemy, nie będziemy leczyć - umiemy za to myśleć analitycznie, zarządzać i działać UXowo. I właśnie z tymi kompetencjami dołączyliśmy do zespołu, który działał na rzecz przenoszenia zapisów ustawy TA na rządowy portal dla obywatela - gov.pl. W składzie: Ministerstwo Rozwoju, Ministerstwo Cyfryzacji, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. McKinsey, instytucje publiczne oferując wsparcie (m.in. ZUS, BGK) i my.
Pierwszy rzut oka - co mamy, na czym pracujemy? Jak pracujemy?
- Przeglądamy z prawnikami i ze wsparciem odpowiednich instytucji ustawę
- Przenosimy zapisy ustawy na usługi
- Tworzymy wspólny dokument, aby pracować synchronicznie
- Ustalamy flow pracy pomiędzy zespołem tworzącym treści a zamieszczającym go w serwisie
To na dobry start. Robimy statusy, zakładamy grupowego Slacka, ustalamy kształt i legendy/filtry we wspólnym dokumencie. Dzielimy się zadaniami i działamy - wszystkie ręce na pokład. Temat jest świeży, biegnie po kolejnych etapach procedowania, a cel jest prosty - jak najwięcej usług odpowiednio pogrupowanych i opisanych w prosty sposób na gov.pl.
Przy projekcie nie pracujemy merytorycznie, nie wymyślamy instrumentów wsparcia, ale to co możemy zrobić to maksymalnie uprościć ich kształt i zrozumienie na gov.pl.
W tym celu tworzymy i odpowiadamy za kolumnę “Uproszczona nazwa” w dokumencie - tam po przeczytaniu każdej usługi, jej sensu i formalnej nazwy zamieszczamy swoje propozycje. W ten sposób powstały:
Oczywiście nie wszystkie nasze propozycje przeszły walidacje instytucji, które miały ostateczne prawo “veta” i nawet najlepsze argumenty UXowe nie przekonały decydentów.
Kolejny krok - jak łatwo znaleźć usługi, z których można skorzystać?
Proponujemy prosty podział grupami odbiorców (jednoosobowa firma) z podpowiedziami ilu pracowników mogą zatrudniać, aby do danej grupy należeć.
Także w weekend przypisujemy usługi do grup i kategorii zawartych w zakładce “Dodatkowe wsparcie”. Każda usługa musiała znaleźć swoje przyporządkowanie do kogo jest skierowana? czy spełnia dodatkowe kryteria?
Ponieważ usług mamy mamy ponad 50 - wspólnie z zespołem zbieramy usługi w bloki tematyczne, aby łatwo można było przeskanować to, co nas interesuje.
Równocześnie zespół Ministerstwa Cyfryzacji na bieżąco zamieszcza usługi w serwisie, zespół Ministerstwa Rozwoju sprawdza poprawność merytoryczną, zbiera zmiany, waliduje publikacje - ufff, mamy to!
Efekt? W kilka godzin po podpisaniu ustawy o Tarczy Antykryzysowej przez Prezydenta RP na stronie gov.pl znajduje się 148 usług oferowanych przez TA.
Tarcza Antykryzysowa zaczęła działać, ale wiedzieliśmy już, że za chwilę procedowana będzie kolejna wersja - “Tarcza 2.0”. A także, że feedback użytkowników jest taki, że nie zawsze mogą zrozumieć czy mogą skorzystać.
Co robimy?
Punkt 1: Organizujemy zespół i scrumowe/regularne spotkania
Wiemy, żeby działać sprawnie potrzebny jest ściśle współpracujący ze sobą zespół. Organizujemy planowanie, zbieramy tematy, którymi możemy podzielić się wraz z zespołem Ministerstwa Rozwoju i Ministerstwa Cyfryzacji. Każdego dnia, 40 minut przechodzimy postęp stałych tematów, omawiamy zakres zmian i zadań na kolejną dobę. Materiał podsumowujemy i działamy - efekt to dzienny przyrost widoczny bezpośrednio na gov.pl.
Punkt 2: Tworzymy formularze wsparcia (wizzardy)
Okazuje się, że na gov.pl działają tzw. wizzardy - czyli proste formularze, które swoją formą przypominają quizy. Na tapetę wzięliśmy 10 usług TA, które są najpopularniejsze wśród przedsiębiorców, a także te, które cechują się największym poziomem skomplikowania warunków. Jak to działa? Użytkownicy odpowiadają na pojedyncze pytania zamknięte (przykład), a jako wynik otrzymują informację czy mogą skorzystać z danego wsparcia czy jest ono przeznaczone dla innych grup.
Pierwszym krokiem było opracowania diagramów uwzględniających wszystkie warianty i zależności.
Materiał konsultowany także z prawnikami gwarantował nam, że to co robimy ma uzasadnienie w ustawie, a jednocześnie - pozwalał na zastosowanie najbardziej możliwie prostego języka.
Drugim krokiem było przeniesienie diagramów na gov.pl za co odpowiadał zespół Ministerstwa Cyfryzacji. W ten sposób już teraz można skorzystać z wizzardów dot. np. usługi zwolnienia na 3 miesiące z ZUSu:
A jak to wygląda w liczbach?
Tak prezentuje się liczba zdarzeń od 21 kwietnia do 8 maja (18 dni)
Pełna lista i linków wizzardów:
- Pożyczka mikroprzedsiębiorcy
- Świadczenie postojowe - działalność gospodarcza
- Świadczenie postojowe - umowy cywilnoprawne
- Zwolnienie ze składek ZUS
- Dofinansowanie - działalność gospodarcza
- Dofinansowanie do pensji pracowników
- Dofinansowanie do części wynagrodzeń
- Odliczenie straty
- Pożyczka obrotowa
- Zapłać później lub rozłóż na raty ZUS
Wprowadzone przez nas rozwiązania możecie w całości zobaczyć na stronie Tarczy Antykryzysowej.
Przed nami kolejne usprawnienia, więc zabieramy się do pracy. A jak Ty oceniasz te prace? Napisz na kontakt@laboratorium.ee