Wstępne obserwacje wskazują, że jedna osoba zarażona koronawirusem zaraża przeciętnie 2-3 inne osoby. Taki rozwój jest co do zasady wykładniczy: “pacjent zero” zaraża 2 osoby, one zarażają kolejne 4 itd.
W “n-tej” iteracji zarażonych jest 2^n (2 do potęgi n-tej) osób - i to jest właśnie wzrost wykładniczy.
Obniżenie tego współczynnika poniżej jedności (tzn. jeśli każdy zarażony zarazi średnio mniej niż jedną inną osobę), prowadzi do wygasania choroby. Zaś najskuteczniejszą drogą do tego jest ograniczenie bezpośrednich interakcji z innymi osobami. Jeśli średnio mamy bezpośrednio kontakt ze 100 osobami (np. w autobusie, pracy, sklepie), to ograniczenie interakcji do 30 osób mogłoby już wystarczająco obniżyć “zaraźliwość” wirusa aby uniknąć epidemii. A że większość naszych interakcji ma związek z pracą albo dojazdem do niej, powinniśmy się wszyscy zastanowić nad pracą zdalną.
Rodzaje pracy zdalnej
Zacznijmy od tego, że oczywiście nie wszystkie rodzaje pracy mogą być realizowane zdalnie. W branży budowlanej czy też produkcyjnej fizyczna obecność pracownika jest zazwyczaj nieunikniona. Dużo łatwiej jest z tzw. pracą biurową, która w dużej mierze sprowadza się do przetwarzania danych w postaci papierowej lub elektronicznej. W zależności od sposobu wykorzystania zasobów firmy, możemy podzielić pracę zdalną na 3 rodzaje:
- Realizacja zadań poza miejscem pracy bez wykorzystania systemów pracodawcy
Najprostszym przypadkiem jest wykonywanie obowiązków służbowych poza miejscem pracy z zastosowaniem własnych / powszechnie dostępnych narzędzi. Przykładem tego mogą być programiści, graficy lub dziennikarze, którzy mogą wykonywać pracą na własnych komputerach za pomocą łatwo dostępnych aplikacji. - Telepraca przy pomocy dostępu zdalnego do “wirtualnego” miejsca pracy
Niestety, w większości przypadków wykonywanie obowiązków służbowych wymaga dostępu do systemów informatycznych pracodawcy. Pracodawca może to umożliwić zapewniając zdalny dostęp do służbowego komputera pracownika, z którego z kolei dostępne są wszystkie potrzebne do pracy systemy. Ze względów bezpieczeństwa rozwiązanie to wymaga profesjonalnych narzędzi i odpowiedniego wdrożenia (np. zastosowania tzw. stacji przesiadkowej, czyli pośredniego komputera z podwyższonymi zabezpieczeniami, poprzez który pracownik łączy się ze swoim służbowym komputerem). - Telepraca przy pomocy zdalnych systemów
Najbardziej zaawansowanym rozwiązaniem jest udostępnienie wszystkich potrzebnych systemów “w chmurze”. Pracownik może się wtedy do nich zalogować z dowolnego urządzenia lub odpowiednio skonfigurowanego przez pracodawcę komputera przenośnego. Pod wieloma względami jest to rozwiązanie najbardziej wygodne dla pracownika, ale też wymaga odpowiedniego przygotowania wszystkich systemów.
Dodatkowe wymagania związane ze zmianą modelu pracy
Warto podkreślić, że w dłuższym okresie praca zdalna wymaga nie tylko zapewnienia dostępu do systemów pracodawcy, ale także odpowiedniego wsparcia pracowników narzędziami oraz wprowadzenie zmian kulturowych:
- Wykorzystanie komunikatorów do nieformalnych rozmów zastępujących bezpośredni kontakt
- Przydzielenie telefonów komórkowych oraz narzędzia do telekonferencji zastępujących codzienne spotkania
- Wdrożenie rytmu fizycznych spotkań w celu zapewnienia regularnego kontaktu w ramach zespołów oraz z menedżerami
- Uzgodnienie sposobu wymiany danych oraz plików pomiędzy pracownikami
- Przeszkolenie menedżerów w zakresie zarządzania zadaniowym czasem pracy oraz pracownikami pracującymi zdalnie
Rozwiązania do prowadzenia pracy zdalnej
Wybór rozwiązań dostępnych na rynku jest bardzo duży i pozwala dobrać narzędzia dostosowane do potrzeb i charakterystyki zespołu. Poniżej przedstawiamy te, które sprawdzają się w naszej pracy i śmiało możemy je polecić:
- Slack, Zulip - Narzędzia do komunikacji synchronicznej, które pomogą w przekazywaniu bieżących informacji w zespole
- Google Hangout, Microsoft Teams - Systemy do telekonferencji, dzięki którym zdalnie można przeprowadzić spotkanie w kilka osób
- Jira, Trello - Platformy do zarządzania, planowania i śledzenia postępów projektów. Rozwiązania, z których warto korzystać nie tylko pracując zdalnie
- Miro - Darmowe narzędzie umożliwiające prowadzenie warsztatów na odległość
- Scrum, Kanban - Metodyki zwinne, które również pomogą w pracy zdalnej zespołu przy projekcie
Ryzyka i wyzwania związane z telepracą
Na koniec warto wspomnieć o głównych ryzykach i wyzwaniach, z którymi muszą sobie poradzić firmy zezwalające na pracę zdalną:
- Bezpieczeństwo informatyczne: zdalne udostępnianie systemów, nawet poprzez tzw. VPN (Virtual Private Network - szyfrowany “tunel” dostępu do sieci firmowej) wiążę się z większym ryzykiem ataków, wycieku lub kradzieży danych
- Komunikacja wewnętrzna: Zdalna praca nie sprzyja nieformalnej wymianie informacji pomiędzy pracownikami, może powodować powstawanie silosów, zwiększa ryzyko nieporozumień
- Produktywność: W firmach, które dotychczas nie funkcjonowały w zadaniowym trybie pracy część pracowników może mieć zmniejszoną motywację do pracy
- Aspekty formalne: Wdrożenie telepracy może wymagać aneksów umowy o pracę (zwłaszcza w kwestiach lokalizacji i godzin pracy), oraz spełnienia wymagań związanych np. z BHP
Jan Krupiński, Tadeusz Prochwicz
Jako Laboratorium EE mamy ponad 10 lat doświadczenia w prowadzeniu pracy zdalnej w naszej firmie. Jeżeli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu rozwiązań, które umożliwią funkcjonowanie Twoje organizacji w czasie epidemii napisz do nas na kontakt@laboratorium.ee