Każde przedsiębiorstwo korzysta z licznych systemów informatycznych - do zarządzania projektami/zadaniami, do rejestrowania czasu pracy, do obsługi kadr i płac, z systemów księgowych, z systemów CRM, ERP itp. Każdy z nich posiada dane o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa w określonej płaszczyźnie: wydajności, kosztów osobowych, finansów, sprzedaży, produkcji. Każdy z nich przeważnie działa osobno, ale każdy zbiera cenne dane, które razem przetworzone mogą dać spójny obraz przedsiębiorstwa i stanowić podstawę do rzetelnych prognoz jego rozwoju.
W Laboratorium EE zebraliśmy dane z systemu zarządzania projektami, systemu logowania czasu pracy, systemu do obsługi kadr oraz CRMa. Prezentujemy je na specjalnie przygotowanym Dashboardzie. Jest to narzędzie umożliwiające szybką analizę dostępności i wykorzystania zasobów (również prognoz na najbliższy kwartał), monitoring budżetu projektów oraz kosztów i przychodów firmy. Do tej pory dane te znały poszczególne osoby odpowiedzialne za projekty bądź finanse, teraz cały zespół może zobaczyć, co się dzieje w firmie. Już w pierwszym miesiącu od wdrożenia usługi usłyszeliśmy od jednego z managerów, że do zarządzania projektem na poziomie makro korzysta z dashboardu. Do tej pory w arkuszu kalkulacyjnym wyliczał stopień zużycia budżetu projektu, teraz te dane liczą się dla niego, są automatycznie odświeżane co kilkanaście minut. Dodatkowo feedback uzyskany w wyniku ich udostępnienia, pozwala rozwijać dashboard oraz budować komunikację wewnętrzną.
Prezentacja danych jest bardzo ważnym aspektem Data Driven Management - w podejściu tym chodzi przecież o zdolność szybkiej oceny sytuacji na podstawie prezentowanych danych. Stąd odpowiednio dobrane wykresy, dane tabelaryczne połączone z alertami, pozwalające na sortowanie itp. ułatwiają zorientowanie się w sytuacji.
Jak zacząć?
Żeby zacząć zarządzanie oparte o dane, nie należy uzbrajać się w nowy system teleinformatyczny. Przystępując do eksperymentu z Data Driven Management w Laboratorium EE postawiliśmy sobie warunek zminimalizowania liczby używanych narzędzi do zarządzania projektami i pozostania w ekosystemie informatycznym firmy. Wykorzystaliśmy interfejsy API naszych systemów, przetworzyliśmy je do jednej bazy danych, a sam dashboard wpięliśmy w komunikację wewnętrznego systemu obsługi i informowania pracowników (nazwanego przez nas EEtools). Jednym z pierwszych kroków w kierunku DDM jest wybranie właściwych danych. Dobre dane są spójne, tanie i szybkie do pozyskania, a przede wszystkim powinny rozwiązywać jakiś problem przedsiębiorstwa. Na początek wybierzcie jeden, na nim się skupcie - zastanówcie się, jakie dane są potrzebne, by go rozwiązać, a następnie opracujcie sposób pozyskania tych danych. Pamiętajcie, żeby efekty wdrażać jak najszybciej. Zakomunikujcie ten proces w firmie, gdyż DDM oznacza także zmianę w kulturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Niesie z sobą optymalizację w zarządzaniu tylko wtedy, jeśli zacznie się z niego korzystać.
Korzyści
Data Driven Management wprowadza pragmatyczne i efektywne podejście do zarządzania oraz przynosi następujące korzyści:
- Transparentność. Można podzielić się danymi ze wszystkimi pracownikami – tak, aby każdy miał świadomość tego, co się dzieje w firmie i mógł w tym brać czynny udział.
- Zlikwidowanie czasochłonnych, powtarzalnych zadań realizowanych przez middle management. Zbyt wiele czasu i zasobów poświęcamy na planowanie zasobów, estymowanie kosztów i przychodów, obsługę klientów, zarządzanie projektami itp. Dane pozwolą na ograniczenie ilości takiej pracy, błędów, które obecnie nieraz popełniamy i czasu wymaganego na ich rozwiązywanie. W efekcie, procedury zarządzania opartego o dane wyeliminują niepotrzebne koszty związane z zarządzaniem w obecnym modelu.
- Racjonalizacja wykorzystania zasobów i środków. Obecnie nieraz marnujemy te zasoby i środki na wolne przebiegi, podczas gdy w innych okresach brakuje rąk do realizowania napływających zleceń.